Befreien Sie Ihren Schreibtisch von Papierstapeln
Drei Lösungen für “Stapler”
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Die Berge und Stapel von Papieren und Büchern um Sie herum werden immer höher und Sie befürchten, unter ihnen verschüttet zu werden?
Mit der Höhe der Stapel steigt auch Ihr Stresspegel. Denn Sie haben direkt vor Augen, welchen Berg an Arbeit Sie noch vor sich haben. Ihr Blick schweift immer wieder von Ihrer aktuellen Aufgabe zum emporragenden Stapel. Sie haben ein richtig schlechtes Gewissen. Benötigen Sie rasch ein bestimmtes Dokument, finden Sie es nicht schnell wieder, was Sie zum Verzweifeln bringt.
Jedoch gibt es auch “Stapler”, die mit Ihrem System glücklich sind. Wenn Sie sich dazu zählen, durchblicken Sie auch hohe Stapel und finden Dokumente schnell wieder. Sie erinnern sich beispielsweise an den Kontext und den Ort, an dem Sie das Dokument abgelegt haben. Was andere Menschen als Chaos bezeichnen würden, sehen Sie als Chance für Kreativität und nützliche Zufälle!
Gehören Sie nicht zu den glücklichen Staplern und möchten Ihr Ablagesystem ändern, sollten Sie sich zuerst darüber im Klaren werden, warum Ihr Schreibtisch voll mit Papierstapeln ist:
Ursache 1: Papierstapel als Erinnerungshilfe
Wichtige Aufgaben, die noch zu erledigen sind, haben Sie gerne direkt im Blick. Die Gesprächsnotiz eines Telefonats legen Sie so direkt vor sich, um in Ihrer Antwort-E-Mail darauf einzugehen. Doch halt, es klopft an der Tür und Ihre Kollegin macht Sie auf einen wichtigen Artikel aufmerksam, und drückt Ihnen den Ausdruck in die Hand. Da sie ihn später lesen möchten, legen sie den Artikel auf Ihre Gesprächsnotiz. Der Grundstein Ihres nächsten Stapels ist gelegt. Die Gesprächsnotiz ist aus den Augen und die E-Mail dazu aus dem Sinn.
Lösung 1
Trennen Sie die Erinnerung an die Aufgabe von der eigentlichen Aufgabe, indem Sie alle Aufgaben an einem Ort sammeln und abarbeiten.
Nutzen Sie beispielsweise To-Do-Listen, um Ihre unerledigten Aufgaben zu überblicken. Die Liste könnten Sie sogar handschriftlich groß auf einem Flipchart oder einem White-Board erstellen. So verlieren Sie sie garantiert nicht aus den Augen.
Auch To-Do-Apps wie Asana oder Trello haben Sie immer im Auge, wenn Sie Ihr Smartphone zur Hand nehmen.
In einer ruhigen Minute schauen Sie auf Ihre To-Do-Liste, erledigen die Aufgabe und belohnen sich, indem Sie den Punkt abhaken oder durchstreichen. Noch besser fühlt es sich an, wenn Sie die Aufgabe auf einen Klebezettel geschrieben haben, den Sie nach Erledigung der Aufgabe zusammenknüllen und wegwerfen.
Ursache 2: Papierstapel als bequemes Ablagesystem
Das hefte ich später ab. Den Artikel lese ich später durch.
Leider kommen Sie dazu im stressigen Alltag nicht. Und so wächst auf dem Schreibtisch der Stapel mit Dokumenten, die Sie später lesen wollen, stetig an. Wenn Sie nach einem bestimmten Artikel suchen, der dort irgendwo liegen muss, sind Sie verloren. Sie finden den Artikel, wenn überhaupt, erst nach langen Minuten des Suchens wieder.
Pro Woche werden so laut einer Studie 2,3 Stunden verschwendet, um Dokumente zu suchen, die schlussendlich nicht gefunden werden.
Lösung 2
Es führt kein Weg daran vorbei, Ihre jetzigen Stapel in den Griff zu bekommen, auch wenn es etwas Mühe erfordert. Die Mühe ist es aber wert, denn so finden Sie bei der nächsten Suche den Artikel garantiert schnell wieder:
- Scannen:
Beginnen Sie damit, Dokumente, die Sie noch benötigen oder die sehr wichtig sind, einzuscannen. Dadurch machen Sie Platz frei auf Ihrem Schreibtisch. Ein weiterer Pluspunkt: Nach einem OCR-Durchgang (z.B. mit Foxit PhantomPDF oder ABBYY FineReader) lassen sich alle Dateien schnell nach einem Stichwort durchsuchen. Das Wiederfinden ist eine Frage von Sekunden.
- Entsorgen:
Unwichtige Dokumente oder bereits gescannte werden direkt entsorgt. Falls es vertrauliche Daten sind, sollten sie geschreddert werden.
Auch Dokumente, die Sie online wiederfinden können, brauchen Sie nicht ausgedruckt aufzubewahren.
- Organisieren:
Finden Sie ein System, mit dem Sie gut zurechtkommen.
Das ist der schwierigste Punkt: Das System soll Ihnen helfen, in Ihrer Struktur sortierte Dokumente schnell wiederzufinden.
Für die digitalen Dokumente schaffen Sie beispielsweise eine Ordnerstruktur auf Ihrem Computer.
Noch besser eignen sich Datenbanken für die Ordnung und Verwaltung digitaler Dokumente. Das Literaturverwaltungsprogramm Citavi bietet Ihnen hierfür hierarchische Kategorien, Schlagwörter sowie Gruppen an. Mit Sternen und eigenen Bewertungen kennzeichnen Sie bedeutende Dokumente. Und möchten Sie am Montagmorgen mit einer spannenden Lektüre in die neue Woche starten, halten Sie Ihren Plan in Form einer Aufgabe fest.
Für all das, was sie nicht scannen und entsorgen konnten, bieten sich klassische Ablageschalen und Hängemappen an.
Wir versprechen Ihnen, dass Sie sich nach der Aufräumaktion viel besser fühlen werden.
Und auch Ihre Kollegen werden es Ihnen danken, falls sie in Ihrem Urlaub ein Dokument benötigen.
Behalten Sie diesen Weg bei, indem Sie einmal in der Woche, z.B. Freitagnachmittag kurz vor dem Wochenende all ihre Stapel dezimieren. Alternativ entscheiden Sie sich für diesen Schritt am Ende eines Projektes. Und vergessen Sie nicht, sich anschließend für die erledigte Arbeit zu belohnen und ausgiebig loben zu lassen.
Ursache 3: Papierstapel durch Ihren täglichen Arbeits-Workflow
Ihre Arbeitssituation und täglichen Aufgaben bestimmen Ihr Verhalten mit.
Werden Sie sich darüber im Klaren, wie Sie zu den Papieren gekommen sind, die sich im Laufe der Zeit angehäuft haben. Entweder haben Ihre Kollegen Ihnen Ausdrucke von wichtigen Artikeln zukommen lassen. Oder Sie haben sie selbst ausgedruckt, um sie im nächsten Schritt zu lesen und mit Ihren Anmerkungen zu versehen.
Die Ablage "zu lesen" ist dabei aus den Fugen geraten.
Lösung 3
In der Forschung werden insbesondere im naturwissenschaftlichen Bereich die meisten Dokumente digital erstellt, bearbeitet und verbreitet.
Bleiben Sie in diesem Medium und drucken Sie Dokumente nicht aus, sondern nutzen Sie Tools für die Organisation Ihrer Dokumente (siehe Lösung 2). Alle Dokumente, die Sie lesen möchten, ordnen Sie beispielsweise einer Gruppe “Lesen” in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm zu.
Zum eigentlichen Lesen und Annotieren möchten Sie Ihre Texte dennoch ausdrucken? Das ist nicht nötig, denn mit diesen Tipps lesen Sie digitale Texte effektiver.
Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus?
Für welches Ablagesystem haben Sie sich entschieden?
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Zur Vertiefung:
Buttfield-Addison, Paris; Lueg, Christopher; Manning, Jonathon (2009): The pile of least effort. In: Marcus Foth (Hg.): Proceedings of the 21st Annual Conference of the Australian Computer-Human Interaction Special Interest Group Design Open 247. Melbourne, Australia, 11/23/2009 - 11/27/2009. New York, NY: ACM, S. 345.
Nussbaum, Cordula (2017): Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. 3., aktualisierte Auflage. Frankfurt, New York: Campus Verlag. ISBN 978-3-593-50690-6
