Mein Monolog mit dem Monitor
5 Tipps für Webinare (nicht nur) zu Citavi
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Dieser Blog-Beitrag richtet sich an Trainerinnen von Citavi, hilfsbereite Kommilitonen oder angehende Citavi-Champions, die ihr Wissen und ihre Arbeitsweise gerne mit anderen teilen und deshalb Citavi schulen möchten. Mit zunehmenden Ausgangsbeschränkungen in Deutschland und anderen Ländern ist das während der Pandemie fast nur noch virtuell in Form eines Webinars (lt. Duden „online stattfindendes Seminar [...], bei dem Fragen zu Präsentationen o. Ä. live gestellt und beantwortet werden") möglich. Wir möchten gerne unsere Tipps für Webinaren mit Ihnen teilen:
Tipp 1: Trauen Sie sich!
Die Überschrift dieses Beitrags klingt negativ, so ist sie aber gar nicht gemeint. Als ich vor neun Jahren mein erstes Training für Literaturverwaltungssoftware durchführte, beruhigte mich die Vorstellung von einem Monolog mit dem Monitor enorm. Denn ich mochte es nicht, vor Gruppen zu sprechen. Um ehrlich zu sein, bekam ich beim bloßen Gedanken daran, einer Gruppe Studentinnen oder Forschern eine Schulung zu geben, schon zitterige Knie. Meine Angst überwinden konnte ich dank Webinaren! Auch wenn ich wusste, dass mir gerade dreißig, achtzig oder über hundert Personen zuhören, ich sah sie nicht. Ich konnte mich nicht dadurch irritieren lassen, dass einzelne Personen mir nicht zuhörten, und ich musste mir keine Gedanken darüber machen, dass ich rot werden könnte, denn ich hielt nur einen Monolog mit dem Monitor.
Wenn Sie bereits den Mut gefasst haben, auch ein Webinar durchführen zu wollen, haben Sie schon die erste Hürde gemeistert. Ich kann Ihnen versprechen: Es lohnt sich.
Denn Sie werden zukünftig auch vor einer „realen“ Gruppe viel entspannter sprechen können. Dass Sie das können, haben Sie in Ihren virtuellen Schulungen ja bereits erfolgreich bewiesen.
Tipp 2: Kontrollieren Sie Ihre Technik.
Neben der Hürde, dass man vor Menschen ungern sprechen möchte, könnte Sie die unbekannte Technik abschrecken. Sie können zwar Menschen in einem Schulungsraum problemlos Inhalte vermitteln, die Webinar-Technik verunsichert Sie jedoch und hält Sie davon ab, Ihre Schulung auch digital anzubieten? Diese Hürde können Sie durch Übung meistern.
Lernen Sie die Software, die Sie für das Durchführen des Webinars verwenden möchten, genau kennen. Wenn Sie noch nicht wissen, welche Software Sie einsetzen möchten, finden Sie hier einen Überblick. Welche Software für Sie am besten geeignet ist, finden Sie durch Ausprobieren der Programme heraus. Für unsere Webinare zu Citavi hatten wir schon unterschiedliche Programme im Einsatz: Join.me, Demio und aktuell nutzen wir Livestorm. Auch mit MS Teams lassen sich Webinare durchführen. Bei der Auswahl unserer Webinar-Software haben wir unter anderem diese Kriterien berücksichtigt:
- Integrierte Anmeldungsverwaltung
- Teilnehmer müssen keine Software installieren
- DSGVO-Compliance
- Einfache Anwendung
- Automatische Aufzeichnung
Wenn Sie Ihre Wahl der Software getroffen haben, testen Sie diese ausgiebig, am besten mit Ihren Kolleginnen. So machen Sie sich mit der Oberfläche vertraut und können auch einmal in die Rolle eines Teilnehmers schlüpfen. Außerdem zeigen sich so auch mögliche Probleme in Ihrer Arbeitsumgebung, z.B. ein verpixeltes Bild aufgrund einer schwachen Internetverbindung. Ihre Tests führen Sie möglichst mit einigem Vorlauf vor Ihrem geplanten Webinar durch, sodass Sie im Falle des Falles den Support der Software um Hilfe bitten oder gar auf eine alternative Software ausweichen können.
Wie sieht Ihr Schreibtisch während eines Webinars aus? Die Inhalte, die Sie in Ihrem Webinar vorstellen möchten, zeigen Sie am besten auf einem separaten Monitor. Auch die meisten modernen Fernseher lassen sich zu einem zweiten Monitor umfunktionieren. Ihre „Schaltzentrale“ Ihres Webinars (mit dem Chat der Teilnehmer), die Referentenansicht von PowerPoint und Ihre Materialien, die Sie zeigen möchten, liegen auf Ihrem anderen Monitor bereit, den die Teilnehmenden nicht zu Gesicht bekommen. Damit Sie gut gehört werden, nutzen Sie am besten ein Headset.
Nicht nur Sie sollten ein Techniktest durchführen, sondern auch Ihre Teilnehmer. Schauen Sie sich auf den Hilfeseiten Ihres Webinarsoftware-Anbieters um, über welchen Link die Teilnehmenden ihre technischen Voraussetzungen prüfen können. Schicken Sie diesen Link am besten gleich mit der Anmeldung am Webinar heraus und ggf. noch einmal einen Tag vorher mit Tipps zur Problemlösung. Insbesondere bei Webinaren in Firmenumgebungen muss meist die IT-Abteilung um eine Freischaltung der Firewall gebeten werden. Bei unseren Webinaren haben wir uns dazu entschieden, dass die Teilnehmer nur per Chat mit uns kommunizieren können. Das minimiert die Gefahr von Hintergrundgeräuschen und man hat die Chance, auf Fragen genau dann einzugehen, wenn sie in den Fluss des Webinars passen. Außerdem benötigen die Teilnehmerinnen dann keine zusätzliche Technik wie ein Mikrophon.
Am Tag des Webinars ist es besonders wichtig, dass mit der Technik alles glatt läuft. Installieren Sie deshalb ausstehende Updates Ihres PCs ca. zwei Tage zuvor und nicht kurz vor dem Webinar. Manchmal dauern Updates mehrere Stunden und würden Ihren PC – und damit auch Ihr Webinar – blockieren. Prüfen Sie auch die Einstellungen Ihres PCs, dass Windows-Updates nicht ungewünscht während der Arbeit den PC neustarten dürfen. Testen Sie Ihr Mikrophon und ggf. auch Ihre Kamera.
Kurz bevor Ihr Webinar beginnt, sollten Sie alle Störquellen eliminieren. Deaktivieren Sie Ihre VPN-Verbindung, schalten Sie Synchronisationsdienste wie OneDrive im Hintergrund aus, stellen Sie Ihr Telefon um bzw. aus und schließen Sie auch Ihr Mail-Programm (und alle anderen Programme, die Ihnen Push-Nachrichten schicken).
Tipp 3: Klären Sie die Erwartungen.
Mit welchen Erwartungen nimmt Ihre Zielgruppe an Ihrem Webinar teil? Werden Sie sich über die Wünsche und Ziele bewusst, indem Sie selbst an Webinaren teilnehmen. Konzentrieren Sie sich dabei aber weniger auf den Inhalt als auf die Form des Webinars. Was hat Ihnen dabei gefallen? Was nicht? Möchten Sie auch interaktive Befragungen bei Ihren Webinaren durchführen? Oder hat Sie das eher genervt und Sie möchten deshalb selbst darauf verzichten? Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, informieren Sie Ihre Teilnehmer darüber. Ich weise beispielsweise bei der Anmeldung darauf hin, dass es keine Übungen während des Webinars geben wird. Dann wissen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, dass sie Citavi nicht installiert haben müssen, um an der Online-Schulung teilnehmen zu können. Und es ist auch nicht nötig, während des Webinars live mitzuklicken. Auch mitschreiben muss man nicht, denn es gibt eine Aufzeichnung.
Beantworten Sie zu Beginn diese und weitere ungestellten Fragen, z.B. danach, ob man während des Webinars Fragen stellen darf oder es am Ende eine Fragerunde gibt. Weisen Sie am besten auch gleich darauf hin, dass auf spezielle technische Einzelfragen nicht eingegangen werden kann. Das würde die anderen Teilnehmenden langweilen. Dafür gibt es stattdessen eine alternative Kontaktmöglichkeit, über die Sie sich später dem Teilproblem in Ruhe und individuell widmen können.
Informieren Sie auch gleich zu Beginn darüber, falls Sie planen, im Anschluss an das Webinar einen Online-Test zu den vermittelten Inhalten durchzuführen.
Sie kennen es von sich selbst: Man fühlt sich dann bei einer Veranstaltung wohl und gut abgeholt, wenn das Ziel der Veranstaltung von Beginn an klar ist und man sich auf den Inhalt einstellen kann.
Wenn Sie diese Fragen zur Form und Struktur des Webinars geklärt haben, fragen Sie Ihre Teilnehmenden direkt nach ihren Erwartungen. Ich nutze hierfür ein Formular bei der Anmeldung, um die Personen besser kennenzulernen. Dabei stelle ich geschlossene Fragen, z.B.:
„Haben Sie Citavi bereits genutzt?“.
Wenn Sie eine Gruppe blutige Anfänger vor sich haben, werden Sie manche Dinge mehr im Detail erklären müssen, als bei Profis. Lassen Sie auch Ihre Teilnehmenden wissen, wer noch mit ihnen im Webinar sitzt. Auch zu wissen, wie viele Personen ungefähr teilnehmen, ist nicht uninteressant. Eine weitere wichtige Zahl ist die zeitliche Dauer der Veranstaltung. Wir haben gute Erfahrungen mit Einführungs-Webinaren von maximal 90 Minuten Dauer gemacht. Am Ende kann sich noch eine längere Fragerunde anschließen.
Welche Inhalte von Citavi zeigen wir in unseren Webinaren konkret? Dabei richten wir uns nach den thematischen Wünschen, die bei der Anmeldung angegeben werden können.
Generell beginnen wir meist mit einem fertigen Word-Dokument, dessen Literaturverzeichnis wie magisch automatisch erstellt wird, das fertig gegliedert ist und Abbildungen und wörtliche Zitate mit Quellenangaben enthält. So wird gleich zu Beginn klar, welches Ziel hinter der Nutzung des Programms steht. Anschließend zeigen wir verschiedene Schritte des Imports und der Recherche von Daten, der Arbeit mit der Aufgabenplanung und Wissensorganisation sowie PDF-Annotation und abschließend die Arbeit mit dem Word Add-In.
Tipp 4: Legen Sie einen Notfallplan bereit.
Murphys Gesetz schlägt leider immer wieder zu. Es wird schief gehen, was schief gehen kann. Ihre Maus funktioniert nicht mehr, Ihr Kind kommt in den Raum hereingestürzt, Ihre Webinar-Software ist down, etc. Es ist völlig normal, dass Sie in solch einer Horrorsituation erst einmal einen Schweißausbruch bekommen und Ihr Kopf aussetzt. Sobald Sie den ersten Schock überwunden haben, kommunizieren Sie Ihren Teilnehmern, was gerade los ist (falls die Software es zulässt). Bitten Sie um eine kurze Unterbrechung, in der sich Ihre Teilnehmerinnen beispielsweise Fragen überlegen können. Und Sie können sich dann in Ruhe um die Störquelle kümmern.
Um schnell wieder Herr der Lage zu werden, treffen Sie Vorbereitungen für solche Notfälle. Falls Sie mit einer drahtlosen Maus oder Tastatur arbeiten, legen Sie am besten Ersatzbatterien auf Ihrem Tisch bereit. Funktioniert Ihre Kabelmaus plötzlich nicht mehr, stecken Sie sie aus, und nutzen Sie einen anderen USB-Eingang. Beendet ein Windows-Update oder ein Bluescreen Ihr Webinar (und Ihren gesamten PC), starten Sie ihn neu und betreten Sie den Webinar-Raum wieder wie zu Beginn des Webinars. Die meisten Teilnehmenden sind geduldig und haben auf Sie gewartet. Streikt Ihre Software komplett, informieren Sie die Teilnehmer per Mail über das Problem bzw. bitten Sie Ihre Kollegen, dies für Sie zu übernehmen. Ihre Kollegen über Ihr geplantes Webinar zu informieren, ist der beste Notfallplan. Im Notfall können sie Ihnen im Chat zur Seite stehen, Ihnen den Zugriff auf eine andere Webinar-Software einrichten oder Sie einfach nur beruhigen.
Das Schlimmste, das überhaupt bei einem Webinar passieren kann, ist es, den Termin nachholen zu müssen. Sie können also eigentlich ganz entspannt sein.
Tipp 5: Haben Sie Spaß!
Auch wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Sie nicht sehen können, wenn Ihre Webcam aus ist, hört man doch recht schnell heraus, ob ein Trainer die Inhalte mit Freude vermittelt oder nicht. Wenn Sie während Ihres Webinars lächeln, kann man das auch in der Stimme hören.
Damit auch Ihre Teilnehmer Spaß haben und Ihnen gut folgen können, versuchen Sie, die Maus ruhig und langsam von Menü zu Menü zu bewegen. Damit sie besser sichtbar ist, können Sie sie auch mit einem farbigen Kreis hinterlegen (über die Maus-Einstellungen auf Ihrem PC). Denken Sie möglichst laut und erklären Sie jeden Klick. Zwischendurch können Sie nochmals rekapitulieren und zusammenfassen, welche Schritte Sie warum gemacht haben.
Rufen Sie sich vor Ihrem Webinar in Erinnerung, warum Sie es anbieten wollten: Sie wollten Ihr Wissen teilen, die Freude an Literaturverzeichnissen auf andere übertragen oder Studierenden durch ihre ersten Hausarbeiten helfen. Wenn Sie dieses Ziel während der Veranstaltung vor Augen haben, überträgt es sich auf Ihre Stimme und auch Ihre Teilnehmerinnern und Teilnehmer. Diese wiederum belohnen Sie mit tollem, positivem Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Ihre weiteren Webinare.
Wir versprechen Ihnen: Mit jedem Webinar werden Sie noch mehr Spaß daran haben!
Welche Tipps haben Sie für andere Citavi-Trainer? Haben Sie andere Erfahrungen bei Ihren Webinaren gemacht, die Sie teilen möchten? Schreiben Sie Ihre Kommentare im Citavi Trainer-Netzwerk, unter unserem Facebook-Posting dieses Blog-Beitrags oder per Mail an blog@citavi.com.
