Mit neun Fragen zu Ihrer Literaturverwaltung
Wie Sie die passende Software für Ihre wissenschaftliche Arbeit finden
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Die für jede Gelegenheit passenden Schuhe zu finden, ist nicht einfach. Genauso schwierig ist es, die für Sie passende Software zur Literaturverwaltung zu finden, die Sie beim Schreiben Ihrer wissenschaftlichen Arbeiten unterstützt. Es gibt (noch) nicht das perfekte Programm, das jedem gefällt und alle Aufgaben rund um das wissenschaftliche Arbeiten erfüllt.
Die technischen Voraussetzungen, der gewünschte Funktionsumfang und die Ansprüche an die Bedienung variieren von Mensch zu Mensch.
Wie finden Sie die für Sie persönlich beste Software zur Literaturverwaltung?
Die folgenden Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie sich gerade für Ihre erste oder eine neue Literaturverwaltungssoftware entscheiden möchten:
1) Welches Betriebssystem und Textverarbeitungsprogramm nutze ich?
Bevor Sie sich eine Software oder ein Tool genauer anschauen, werfen Sie zunächst einen Blick in Ihre technische Umgebung. Welches Betriebssystem verwenden Sie? Haben Sie mehrere Geräte, auf welchen Sie mit Ihrer Literatur arbeiten oder Texte lesen möchten? Mit welchem Textverarbeitungsprogramm schreiben Sie Ihre wissenschaftliche Arbeit? Welchen Browser unterstützt ein Online-Tool?
Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen, die Ihr System für die Nutzung des Tools erfüllen sollte.
2) Wo möchte ich meine Daten speichern: lokal oder online?
Den Ort, an dem Ihre Daten gespeichert sind, sollten nur Sie bestimmen. Tools, die rein online verfügbar sind, speichern Ihre Daten auf deren Servern. Informieren Sie sich über den Standort der Server und auch darüber, ob Ihre Institution die Nutzung des Tools erlaubt.
Der Vorteil von Online-Tools ist die Ortsunabhängigkeit, die einfache Zusammenarbeit und dass sich die Anbieter der Software um die Sicherung Ihrer Daten kümmern. Bei einer Unterbrechung seitens des Anbieters können Sie jedoch unter Umständen nicht auf Ihre Daten zugreifen und müssen abwarten.
Bei lokalen Daten oder der Speicherung auf einem eigenen Server haben Sie hingegen die volle Kontrolle über Ihre Literaturdaten, PDFs, Kommentare. Mit der Kontrolle einher geht jedoch auch die Verantwortung, da Sie regelmäßige, eigene Sicherungen auf verschiedenen Geräten und an unterschiedlichen Orten erstellen sollten. Nur so sind Sie sicher, bei einem Defekt oder Diebstahl keine wichtigen Daten zu verlieren.
3) Wie kann ich meine Daten exportieren?
Bevor Sie Ihre Daten in einem Tool erfassen, informieren Sie sich darüber, ob und wie Sie Ihre Einträge und PDF-Dateien wieder herausbekommen. Ihre Software verschwindet unter Umständen wieder vom Markt oder Sie entdecken eine bessere Alternative. Ihr Programm sollte gängige Exportformate wie RIS oder BibTeX unterstützen. Auch ein Export in Text- oder Tabellenform sollte möglich sein. So übernehmen Sie Ihre Daten mit wenig Aufwand und ohne Datenverlust in andere Programme.
4) Welches Programm nutzen meine Kollegen oder Kommilitonen für die Teamarbeit?
Wenn Sie wie ich sind, dann finden Sie neue, hilfreiche Programme spannend und erzählen begeistert Ihren Freunden und Kollegen davon. Vertrauen Sie auf die Empfehlungen der Personen Ihrer Umgebung, die Sie und Ihre Arbeitsgewohnheiten kennen. Außerdem haben Sie so immer einen Ansprechpartner, wenn Sie Fragen zur Nutzung haben.
Planen Sie ein Tool gemeinsam im Team einzusetzen und ein Kollege ist absolut begeistert von einer Software, testen Sie diese. Denn die Zusammenarbeit ist meist am unkompliziertesten, wenn alle dasselbe Tool verwenden. Können Sie sich nicht einigen, informieren Sie sich beim Support der Software, ob Ihre Programme nicht doch miteinander kompatibel sind. Zumindest der Export über ein Standardformat und der anschließende Import in das andere Programm sollten möglich sein (siehe Punkt 3).
5) Welchen preislichen Rahmen setze ich mir?
Software wird von Menschen konzipiert, programmiert, vertrieben und vermittelt. Diese Kosten werden unterschiedlich gedeckt: Bei Open Source Programmen unterstützen die Entwickler und Organisationen das Projekt mit ihrer Freizeit oder finanziell, bei Freeware wird unter Umständen Werbung eingeblendet oder die Daten werden weitergenutzt. Und natürlich gibt es auch kommerzielle Programme, bei denen die Nutzer die Arbeit mit einem Kauf- oder Mietpreis honorieren. Die Nutzungsbedingungen bei der Installation der Software oder bei der Anmeldung informieren Sie jeweils darüber.
Eine kostenlose Testversion, um das Programm kennenzulernen, sollte jedoch angeboten werden. Auch Institutionen bieten Ihren Angehörigen häufig Programme kostenlos zur Nutzung an, da sie zentral lizenziert werden.
6) Lassen sich Daten aus meinen wichtigen Recherche-Datenbanken importieren?
Neben Ihrer technischen Umgebung sollte Ihr Programm auch mit anderen wichtigen Diensten Ihrer wissenschaftlichen Arbeit reibungslos zusammenarbeiten.
Insbesondere importieren Sie Daten in Ihre Literaturverwaltung aus Fachdatenbanken oder Katalogen. Manche Programme bieten dazu die Möglichkeit, direkt im Programm selbst Datenbank-Recherchen durchzuführen, bei anderen exportieren Sie zunächst die Daten aus der Datenbank und importieren sie dann im nächsten Schritt mit einem Importfilter ins Programm. Falls Sie die Daten aus „Ihrer“ Datenbank nicht übernehmen können, fragen Sie beim Hersteller nach, ob er für eine Anbindung sorgen kann.
Überprüfen Sie in jedem Fall nach dem Import die Qualität der Daten, darauf ob diese vollständig sind und der Ihnen vorliegenden Originalquelle entsprechen.
7) Ist ein Zitationsstil erhältlich, der meinen Richtlinien gerecht wird?
Für viele Nutzer ist die wichtigste Funktion eines Literaturverwaltungsprogramms das Zitieren. Um im eigenen Dokument die Zitier-Vorgaben eines Journals zu erfüllen, müssen zunächst die Daten in einer strukturierten Form erfasst werden (siehe Punkt 6). Nur so kann das Programm die Eingabe am Ende auch wie gefordert korrekt ausgeben.
Ein richtig oder falsch beim Zitieren gibt es nicht. Beinahe jede Zeitschrift, Hochschule, Fakultät oder jeder Verlag hat eigene Vorstellungen darüber, wie ein Literaturverzeichnis auszusehen hat. Ihre Software sollte darum eine Vielzahl von Zitationsstil-Richtlinien umsetzen und diese zum Download anbieten. Im besten Fall können Sie auch eigene Stile erstellen oder noch besser: sich eigene Stile für Ihre geplante Veröffentlichung wünschen.
8) Empfinde ich das Programm als benutzerfreundlich?
Die meisten Menschen sind „Gewohnheitstiere“ und Ästheten. Manche Programme sprechen uns einfach nicht an, wir finden den Umgang mit der Software kompliziert oder suchen nach Funktionen, die die Hersteller an anderen Stellen untergebracht haben, als wir es erwarten. Treffen Sie Ihre Wahl für ein Programm, das Sie anspricht und mit dem Sie auch gerne arbeiten. Denn es wird Sie je nach Arbeitspensum lange begleiten. Inmitten eines Projektes wie einer Abschlussarbeit sollten Sie sich den Wechsel auf eine andere Software jedoch nicht als zusätzlichen Stress zumuten.
9) Bietet das Programm alle Funktionen, die ich brauche?
Manche Funktionen sind für alle Anwender einer Zitier- oder Literaturverwaltungssoftware nützlich. Dazu zählen der Import (siehe Punkt 6) oder die Ausgabe eines Literaturverzeichnisses (siehe Punkt 7). Darüber hinaus sollten Sie sich darüber klar werden, welche Funktionen für Ihre Arbeitsweise und Ihren Workflow wichtig sind, z.B. Ordnungsmöglichkeiten wie Tags, Ordner, farbige Kennzeichnungen; Notizfunktionen oder eine Aufgabenplanung. Und vielleicht überrascht Sie ein Programm auch mit Funktionen, die sie gar nicht erwartet haben, aber nützlich finden.
Welche Software erfüllt Ihre Wünsche, nachdem Sie nun wissen, welche Punkte für Sie wichtig sind? Vergleiche unterschiedlicher Programme finden Sie bei Wikipedia, aber auch Bibliotheken wie die der Technischen Universität München oder die Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden evaluieren unabhängig Programme für Ihre Nutzer.
Wie sind Sie auf Ihr Programm (Citavi?) aufmerksam geworden? Welche Kriterien waren bei der Auswahl für Sie besonders wichtig? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentare auf Facebook.
