Spielregeln der Literaturverwaltung
11 Tipps um das Beste aus Ihrer Literaturverwaltungssoftware herauszuholen
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Literaturverwaltungsprogramme sind eines der besten Werkzeuge, die Wissenschaftler nutzen können. Mit Hilfe der Programme bleiben Sie organisiert und lassen sich lästige Aufgaben abnehmen. Literaturverwaltungsprogramme können jedoch auch unnötige Kopfschmerzen verursachen. Nämlich dann, wenn Ihnen das Grundwissen darüber fehlt, was sie leisten können und was nicht.
Die folgenden Tipps gelten unabhängig vom Programm, mit dem Sie arbeiten. Sie helfen Ihnen besser zu verstehen, an welcher Stelle Ihr Projekt oder Ihre Bibliothek ein wenig mehr Liebe und Zuwendung braucht. Dann stoßen Sie später nicht auf Schwierigkeiten.
- Garbage In, Garbage Out.
Ein Literaturverwaltungsprogramm kann perfekt formatierte Nachweise und Literaturverzeichnisse erzeugen. Aber nur, wenn die Titeldaten auch korrekt eingetragen wurden. Insbesondere wenn Sie Informationen manuell eingeben, stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie die richtigen Felder wählen. Nur so gibt Ihr Zitationsstil die Information auch dort aus, wo sie später hingehört. Wenn Sie Citavi verwenden, können Sie jederzeit in der Schnellhilfe überprüfen, wohin eine bestimmte Information am besten passt. - Verzichten Sie auf Abkürzungen.
Wenn Sie in Ihrem Projekt oder Ihrer Bibliothek Titeldaten eingeben, könnten Sie es gut meinen und zusätzliche Informationen angeben. Beispielsweise könnten Sie die Abkürzung "Hrsg." nach dem Namen des Herausgebers, "S." vor dem Seitenbereich oder "Vol." vor dem Jahrgang einer Zeitschrift eintragen wollen.
Das ist nicht nötig, da Ihr Zitationsstil steuert, welche Abkürzungen und Zusatzinformationen ausgegeben werden. Der Vorteil ist, dass Sie so leicht von einem Stil zum anderen wechseln können. Je nach Stilanforderung sehen Sie sofort das gewünschte Ergebnis, wie "herausgegeben von" oder "(Hrsg.)". Geben Sie diese Zusätze jedoch bereits in den Feldern Ihres Literaturverwaltungsprogramms ein, könnten sie später doppelt im Literaturverzeichnis erscheinen. Achten Sie daher darauf, dass Sie immer nur die Titeldaten selbst eintragen und keine erklärenden Bezeichnungen oder Zusätze. - Seien Sie skeptisch.
Eine tolle Funktion von Literaturverwaltungssoftware ist der automatische Import. Sie importieren Titeldaten aus anderen Programmen oder automatisch über ISBN- und DOI-Nummern. Im Regelfall sind die Daten korrekt, wenn sie aus qualitativ hochwertigen Quellen stammen. Jedoch sind auch hier Fehler nicht ausgeschlossen. Deshalb sollten Sie nicht davon ausgehen, dass automatisch aufgenommene Titeldaten auch automatisch richtig sind. Vergleichen Sie die Daten mit Ihrer vorliegenden Originalquelle, bevor sich ein Fehler in Ihre Nachweise oder Ihr Literaturverzeichnis einschleicht.
Auch wenn die importierten Daten inhaltlich korrekt sind, könnten sie jedoch in einem unerwünschten Format vorliegen. Beispielsweise exportieren einige Datenbanken Autorennamen oder Titel in Kapitälchen, da diese auch im Originaltitel der Zeitschrift verwendet werden. Dieses Import-Resultat möchten Sie in Ihrem Projekt korrigieren, sodass die Kapitälchen nicht auch in Ihrem Literaturverzeichnis auftauchen. In Citavi können Sie dazu ein Add-on verwenden, das Autorennamen in Großbuchstaben korrigiert und ein Online-Tool für Ihre Titel.
Zusätzlich empfehlen wir in Citavi jedem neuen Aufsatz, Buch oder anderem Titel die Aufgabe "Titelangaben überprüfen" zu vergeben. Das ist eine Erinnerung für Sie, die Angaben mit der Ihnen vorliegenden Originalquelle abzugleichen. - Verstehen Sie, warum sich einige Quellen besser importieren lassen als andere.
Nutzer von Literaturverwaltungsprogrammen sind häufig enttäuscht, wenn sie bemerken, dass eine PDF-Datei oder eine Webseite, die sie über eine Browsererweiterung oder einen Import aufgenommen haben, unvollständige Informationen enthält. Warum sind die Titeldaten unvollständig? Wenn ein PDF-Datei kein Zeitschriftenartikel ist, verfügt sie möglicherweise nicht über eine eindeutige ID, über welche Ihre Software die Titeldaten importieren kann. Ihr Programm bezieht die Daten dann aus den Metadaten der PDF-Datei. Jedoch fügen Autoren meistens ihren PDFs keine Metadaten hinzu, so dass auch kaum mehr Details als der Name der Datei in der Literaturverwaltung ankommen.
Das Gleiche gilt für Webseiten. Selbst wenn eine Webseite Metadaten enthält, variieren die verschiedenen Formate so stark, dass sie oft nicht von Ihrer Software erfasst werden können. Das Ergebnis ist, dass Sie möglicherweise nur den Titel der Webseite, das Zugriffsdatum und die URL erhalten. Wann immer dies der Fall ist, ergänzen Sie fehlende Daten von Hand. Wenn Ihr Tool über einen eingebauten Browser verfügt, können Sie dort die Webseite oder PDF-Datei öffnen, die gewünschten Informationen kopieren und im passenden Feld einfügen. - Verwenden Sie Ihr Word-Plugin mit Bedacht.
Die meisten Literaturverwaltungstools, die ein Word-Plugin anbieten, fügen Referenzen in Feldern oder Inhaltssteuerelementen ein. Es ist sehr wichtig, dass Sie nichts an diesen Feldern manuell verändern. Der Grund dafür ist, dass das Dokument mit Ihrer Bibliothek oder Ihrem Projekt verbunden ist. Wenn Sie also die Schreibweise des Namens eines Autors in Ihrem Programm ändern, werden alle Zitate in Ihrem Dokument und der Eintrag im Literaturverzeichnis sofort aktualisiert. Ihre Zitate sind auf diese Weise einheitlich und Sie müssen nicht jedes einzelne Zitat korrigieren.
Der Nachteil ist, dass alle manuellen Änderungen an einem Feld beim nächsten Aktualisieren des Dokuments verschwinden. Achten Sie also besonders darauf, dass Sie nichts in ein Feld oder ein Inhaltssteuerelement eingeben. Ihr Word-Plugin bietet Ihnen immer eine Möglichkeit, den im Feld gezeigten Nachweis zu korrigieren oder zu ergänzen. - Lesen Sie die Beschreibung Ihres Stils.
Die meisten Literaturverwaltungsprogramme bieten zu den bereitgestellten Zitationsstilen weiterführende Informationen oder Beschreibungen an. Schauen Sie sich diese Informationen an und prüfen Sie, ob der Stil nicht spezielle Anforderungen stellt, auf die Sie beim Erfassen der Daten achten sollten. Juristische Zitationsstile könnten beispielsweise ein Freitextfeld nutzen, damit das gewünschte Ergebnis im Literaturverzeichnis ausgegeben wird. Andere Stile hingegen fordern die Eingabe der Daten in einer speziellen Art und Weise.
Überprüfen Sie außerdem sorgfältig, ob Sie die passende Auflage Ihres Zitationsstils gewählt haben. Ihre Fakultät könnte den Stil MLA 7 vorgeben, obwohl MLA 8 die aktuelle Version ist, die in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm angeboten wird. Die Zitierweise kann sich von Auflage zu Auflage sehr stark unterscheiden. - Nutzen Sie Ihre Literaturverwaltungssoftware zur Recherche.
Viele Nutzer verwenden ihre Literaturverwaltungssoftware nur dazu, Quellen zu sammeln und damit Bibliographien oder ein Literaturverzeichnis zu erstellen. Das ist schade, denn viele Tools können noch so viel mehr! Die meisten Literaturverwaltungsprogramme ermöglichen es Ihnen, Online-Kataloge und Datenbanken, die Ihre Universität lizenziert hat, nach neuen Quellen zu durchsuchen. Ihre Software müssen Sie so für die Recherche nicht einmal verlassen.
Wenn Sie online auf eine Quelle stoßen, bieten viele Tools Browser-Plugins an. Mit diesen können Sie eine Webseite schnell an Ihre Bibliothek oder Ihr Projekt senden. Zotero ist ein Programm, das spezielle Browser-Erweiterungen für einzelne Websites bereitstellt, die häufig von Studenten und Forschern genutzt werden.
Sie können sogar Ihre Software die Recherche für Sie übernehmen lassen! In Citavi lassen sich beispielsweise RSS-Feed-URLs von Such-Alerts hinzufügen, die Sie nach einer Datenbankrecherche generieren. Im Citavi-Startfenster werden Sie daraufhin immer über brandneue Artikel informiert.
Andere Programme bieten Empfehlungsdienste an, die Ihnen ähnliche Artikel vorschlagen, die von Interesse sein könnten. ReadCube und Mendeley sind zwei Beispiele für solche Programme. - Schaffen Sie Ordnung.
Die meisten Literaturverwaltungsprogramme stellen Ordner oder Gruppen zur Verfügung. Mit diesen sortieren Sie Ihre Quellen nach Themen oder nach dem Abschnitt, in dem sie später in Ihrer Arbeit erscheinen sollen. Insbesondere wenn Sie an einem größeren Schreibprojekt wie einer Dissertation arbeiten, kann diese vorherige Zuordnung das Zitieren erleichtern.
Wenn Sie richtig Ordnung schaffen möchten, ist das Kategoriensystem von Citavi die erste Wahl. Legen Sie mit den Kategorien eine hierarchische Gliederung an, in die Sie Ihre Quellen und Notizen einsortieren. Diese Gliederung übernehmen Sie beim Schreiben in Word. - Speichern Sie Notizen zu Ihren Quellen.
Literaturverwaltungstools bieten meist auch ein Notizfeld, in dem Sie eine kurze Zusammenfassung oder Auswertung zu einer Quelle notieren können. Besonders bei einer größeren Arbeit können Sie sich so leichter merken, wie die Quelle in Ihr Projekt passt.
Einige Tools verfügen auch über PDF-Annotationsmöglichkeiten, so dass Sie jederzeit auf Ihre Notizen im Text zurückgreifen können. In Citavi lassen sich sogar markierte Texte als einzelne Elemente speichern, die Sie zu einem Entwurf Ihrer Arbeit anordnen können. - Seien Sie vorsichtig bei individuellen Anpassungen.
Obwohl die Dokumententypen oder die Zitierstile in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm nicht immer perfekt passen, wägen Sie sorgfältig ab, ob Sie mit benutzerdefinierten Einstellungen oder Feldern arbeiten möchten.
Wenn Sie eines Tages zu einem anderen Literaturverwaltungstool wechseln, könnten beim Import in das neue Programm Schwierigkeiten auftreten. Ihr neues Programm könnte Ihren eigenen Dokumententyp oder Ihre Felder nicht abbilden können. Auch Ihr individueller Zitierstil funktioniert unter Umständen nicht mehr, wenn Sie auf eine neue Version Ihres Programms wechseln.
Jedoch lassen sich kleine Anpassungen nicht völlig vermeiden, wenn Sie ein bestimmtes Ausgabe-Ergebnis erzielen möchten. Finden Sie heraus, ob Ihr Programm Anpassungsmöglichkeiten für die Eingabe (z.B. Felder und Vorlagen), die Ausgabe (z.B. Zitierstile) oder beides bietet. So stellte beispielsweise das inzwischen veraltete Programm Reference Manager benutzerdefinierte Dokumententypen und Felder zur Eingabe von Daten bereit. Citavi bietet benutzerdefinierte Felder, und lässt Sie Zitationsstile so anpassen, dass sie nahezu allen Anforderungen gerecht werden. - Prüfen Sie Ihr Literaturverzeichnis immer vor der Abgabe.
Auch wenn Sie Titeldaten sehr sorgfältig in Ihr Literaturverwaltungsprogramm eingeben, schleichen sich dennoch leicht Fehler ein. Zudem könnten sich die Richtlinien Ihres Zitationsstils geändert haben und noch nicht in Ihrer Software aktualisiert worden sein.
Lesen Sie deshalb zur Kontrolle Ihre Stilrichtlinien und überprüfen Sie stichprobenartig Nachweise, um sicherzustellen, dass die allgemeine Formatierung korrekt ist. Nun überfliegen Sie den Rest Ihrer Quellen und Ihres Literaturverzeichnisses und halten Sie Ausschau nach Auffälligkeiten. Es ist am besten, eine solche Überprüfung einige Tage vor Ihrem Abgabetermin durchzuführen - und nicht in allerletzter Minute.
Und wenn Sie doch erst kurz vor der Abgabe Probleme entdecken? Wenn Sie ein Word-Plugin verwenden, gibt es immer die Möglichkeit, eine reine Textkopie des Dokuments zu erstellen. Diese Kopie ist nicht mehr mit Ihrem Projekt oder Ihrer Bibliothek verbunden, so dass Sie alle nötigen Änderungen von Hand vornehmen können.
Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Ihnen einen guten Eindruck davon vermittelt hat, was Ihre Literaturverwaltungssoftware kann und was nicht.
Haben Sie weitere Tipps für die Arbeit mit Literaturverwaltungsprogrammen?
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