Sie können auch kein Multitasking?
Schritt für Schritt zum Ziel Abschlussarbeit
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Wenn morgens im Büro gleich das Telefon klingelt, unzählige Mails die Inbox verstopfen, die Warteschlange mit Anfragen immer länger wird, und, und, und … Dann wünschte ich, ich könnte fünf Dinge gleichzeitig machen und an mehrere Dinge gleichzeitig denken. Ich wünschte, ich könnte Multitasking.
Kann ich aber nicht.
Deshalb mache ich eine Aufgabe nach der anderen.
Die richtigen Prioritäten zu setzen, ist nicht leicht.
Alle Arbeiten möchten erledigt werden, aber wie bekomme ich die alle in einen Tag?
Die Antwort: gar nicht.
Wenn der Berg an Aufgaben gefühlt immer höher und der Weg zum Ziel immer steiler wird, blockieren wir.
Konzentrieren Sie sich deshalb auf kleine Teilaufgaben, die Sie spielend erledigen können.
Sehen Sie nicht den Berg aller Aufgaben, die Abgabe Ihrer Bachelorarbeit oder Ihr komplettes Projekt als Ziel des Tages. Sondern haben Sie einzelne Etappen im Blick.
Drei Teilaufgaben an einem Tag sind ein realistisches Ziel.
Wenn es weniger werden, ist es noch besser!
Ihre drei Aufgaben könnten, bezogen auf eine Bachelorarbeit, sein:
- Trotz Regenwetter auf den Weg in die Bibliothek machen, um das heute fällige Buch abzugeben.
- Kapitel 2.1 im Rohentwurf ausformulieren.
- Die neueste Ausgabe meiner Fachzeitschrift lesen, um neue Ideen für weitere Forschungsfragen zu gewinnen.
Diese Aufgaben erledigen Sie heute spielend! Los geht's!
Priorisierung: wie legen Sie Ihre drei wichtigen Aufgaben und To-Dos des Tages fest?
Bei der ABC-Analyse legen Sie Ihre Aufgaben fest, indem Sie sich die Frage stellen:
Welche Aufgabe hat welche Wichtigkeit für das Erreichen meines Zieles, z.B. meine Bachelorarbeit?
Ordnen Sie die anstehenden Aufgaben zu:
A = Aufgaben mit hohem Wert
B = Aufgaben, die nicht so wichtig sind
C = Aufgaben, die für mein Ziel unwichtig sind (aber vielleicht am meisten Spaß machen würden)
Problematisch wird es, wenn dringende Aufgaben plötzlich dazukommen. Mit diesen Fragen findet die Ratgeber-Autorin Sháá Wasmund heraus, welche Aufgabe wirklich wichtig ist:
- Was ist am Ende des Tages mein Ziel?
Bringt mich diese dringende Aufgabe näher an dieses Ziel oder weiter davon weg? - Was sind die Konsequenzen, wenn ich diese dringende Aufgabe nicht sofort erledige? Haben die dringenden Aufgaben nicht Zeit, bis die wichtigen erledigt sind?
Aufgabenplanung: wie behalten Sie Ihre Aufgaben des Tages im Blick?
Um Ihr Gehirn zusätzlich zu entlasten, zwingen Sie sich nicht dazu, an diese Aufgaben zu denken. Halten Sie sie schriftlich fest.
Entweder legen Sie sich eine tägliche To-Do-Liste neben die Tastatur, nutzen eine App (z.B. Wunderlist oder Asana) oder Sie verwenden die Aufgabenplanung in Citavi.
In Citavi können Sie nicht nur Aufgaben zu einzelnen Titeln, sondern auch Projektaufgaben erfassen. Kennzeichnen Sie Prioritäten als hoch, mittel oder gering. Behalten Sie den Überblick über den Fortschritt Ihrer Aufgaben, indem Sie Ihren Arbeitsstand dokumentieren.
Zeitmanagement: wie viel Zeit sollten Sie einplanen?
Um einen zeitlichen Rahmen zu schaffen, blockieren Sie die Zeit, die Sie für Ihre drei Aufgaben benötigen.
Lassen Sie sich während dieser Zeit nicht unterbrechen. Denn wenn Sie bei einer Aufgabe unterbrochen werden, brauchen Sie durchschnittlich 20 Minuten, um Ihren Fokus wieder völlig auf Ihre eigentliche Aufgabe zu richten.
Nicht nur andere Personen können Sie unterbrechen, auch Ihr Smartphone.
Laut einer Studie checken Amerikaner ihr Smartphone durchschnittlich 46 Mal am Tag.
Wenn Sie sich hingegen länger als 90 Minuten auf eine bestimmte Arbeitsaufgabe konzentrieren, sind die Chancen hoch, dass Sie unproduktiv werden.
Gönnen Sie sich deshalb eine Pause nach jeder geschafften Aufgabe.
Laden Sie Ihre Energien wieder auf, indem Sie spazieren gehen.
Oder Musik hören.
Oder einfach nur aus dem Fenster schauen.
Klingt das nicht viel besser als stressiges Multitasking?
Und wie bestimmen, planen und managen Sie Ihre Aufgaben des Tages?
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Zur Vertiefung:
Janson, Simone (2007): Selbstorganisation und Zeitmanagement. Weniger Stress mit strukturiertem Arbeitsablauf ; mehr Motivation durch gute Organisation ; mit Praxistipps und Checklisten. s.l.: Redline Verlag. ISBN 3636014153
Kurtzberg, Terri R.; Gibbs, Jennifer L. (2017): Distracted. Staying connected without losing focus. Santa Barbara, California: Praeger (Contemporary world issues). ISBN 1440842965
Wasmund, Sháá (2016): Do less, get more. How to work smart and live life your way. London: Penguin Life. ISBN 9780241003695
