Wecken Sie die Bibliothekarin in Ihnen
Schwierige Dokumententypen korrekt in Ihre Literaturverwaltung aufnehmen
Bildnachweis: Rabie Madaci on Unsplash
Bibliothekarinnen haben eine Gabe:
Sie schauen sich einen wissenschaftlichen Text oder ein Dokument an, und wissen sofort, um welchen Dokumententyp es sich handelt und vor allem, wie sie diesen im Bibliothekskatalog erfassen, welche Details wichtig sind und in welche Felder sie gehören. Im Fachjargon spricht man vom Katalogisieren.
Wir lüften zwei Geheimnisse:
Erstens haben auch Bibliothekarinnen das Katalogisieren erst lernen müssen.
Und zweitens ist auch die Aufnahme von Titeln in eine Literaturverwaltung nichts anderes als Katalogisieren.
Deshalb können auch Sie lernen, schwierige Dokumententypen richtig aufzunehmen!
In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Sie vorgehen können, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, was da eigentlich vor Ihnen liegt.
Im aktuellen Beitrag zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen in Citavi, wie Sie ungewöhnliche Dokumententypen am besten in Ihre Literaturverwaltung eintragen. Denn im Gegensatz zu „einfachen“ und gängigen Dokumententypen wie Zeitschriftenaufsätzen und Büchern verfügen seltenere Dokumententypen nicht über einen Identifier, über den ihre Titeldaten automatisch importiert werden könnten. Zu ungewöhnlichen bzw. schwierigen Dokumententypen zählen aus unserer Erfahrung beispielsweise Normen, interne oder amtliche Dokumente.
Sie müssen deren Details von Hand in Ihre Literaturverwaltung übertragen und dabei besonders aufmerksam sein. Denn nur, wenn Sie die Details des Werkes in die passenden Felder eingeben, kann Ihr Zitationsstil am Ende das Literaturverzeichnis in Ihrer Arbeit korrekt erstellen.
Mit diesen Grundregeln erfassen Sie ungewöhnliche Dokumententypen wie eine Bibliothekarin:
- Nicht für jedes Dokument oder Werk gibt es einen speziellen Dokumententyp.
Die meisten Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen ein Standard-Set an voreingestellten Dokumententypen. Die häufigsten Arten von Dokumenten (z.B. Aufsätze in Büchern, Webseiten etc.), die Sie in Ihrer Arbeit zitieren möchten, werden vorhanden sein. In Citavi finden Sie im rechten Hilfebereich mehr Informationen zu den Dokumententypen.
Manche Dokumente haben jedoch keinen eigenen Dokumententyp in Ihrem Programm. Einige Programme lassen es zu, eigene Dokumententypen zu erstellen. Dafür müssen Sie jedoch auch die Ausgabe in Ihrem Zitationsstil kompliziert selbst festlegen. In den meisten Programmen (auch Citavi) wählen Sie hingegen einen Dokumententypen aus, der Ihnen die nötigen Felder bietet und Ihrem vorliegenden Werk damit möglichst ähnlich ist. - Nicht alle Felder müssen ausgefüllt werden.
Ihre Literaturverwaltungssoftware ist kein amtliches Formular, das vollständig ausgefüllt werden muss. Sie können nur so viele Details eintragen, wie auch auf der Originalquelle vermerkt sind. Die wichtigsten Felder finden Sie in Citavi zu Beginn, selten benötigte Felder verbergen sich unter „Weitere Felder…“ im unteren Bereich. - Nicht jeder Zitationsstil gibt alle gefüllten Felder auch im Literaturverzeichnis aus.
Sie wundern sich, dass Sie Daten erfasst haben, die aber im Literaturverzeichnis nicht erscheinen, z.B. die Seitenanzahl eines Buches? Die Richtlinien, auf welchen Ihr Zitationsstil basiert, geben vor, welche Informationen als wichtig erachtet werden. Nur diese erscheinen auch im Literaturverzeichnis. Ist dieses Detail für Sie sehr wichtig, wählen Sie einen anderen Zitationsstil aus oder bearbeiten Sie Ihren Stil in Citavi. Zitationsstile aus dem gemeinsamem Stilbestand von beispielsweise Mendeley oder Zotero lassen sich über einen Editor individuell anpassen.
- Geben Sie so viele Informationen an, dass das Werk darüber wiedergefunden werden kann.
Beim Zitieren verweisen Sie auf eine Quelle, mit der Sie eine Aussage belegen (oder widerlegen) möchten. Diese Quelle sollte der Leser Ihrer Arbeit schnell wiederfinden können, um die Originalaussage nachzulesen und zu verifizieren. Geben Sie dem Leser unbedingt diejenigen Informationen an die Hand, die auch Ihnen geholfen haben, die Quelle zu finden. Durchsuchen Sie dafür insbesondere die ersten und auch die letzten Seiten Ihrer Quelle. Bei Online-Quellen gibt es meist ein Impressum, in welchem Sie wichtige Details finden, z.B. das Jahr der Veröffentlichung. - Prüfen Sie die Beschreibung Ihres gewählten Zitationsstil auf Hinweise, ob Informationen eines bestimmten Dokumententyps in bestimmten Feldern eingetragen werden sollten.
Manche Richtlinien machen spezielle Vorgaben, die Ihr Literaturverwaltungsprogramm mangels passender Dokumententypen unter Umständen nicht umsetzen kann. Sollen z.B. Lexikon-Beiträge speziell ausgegeben werden? Dann finden Sie einen Hinweis zur Erfassung beim Hinzufügen des Stils. In Citavi sieht das wie folgt aus:
- Prüfen Sie die Richtlinien, auf welchen Ihr Zitationsstil basiert.
Können Sie sich das Ergebnis im Literaturverzeichnis dennoch nicht erklären, und Sie sind sich sicher, dass Sie alle Details richtig eingetragen haben, schauen Sie in den Richtlinien nach, auf welchen Ihr Zitationsstil beruht. Unter Umständen ist die Ausgabe, die Sie als ungewöhnlich empfinden, genau so von den Verfassern der Richtlinie beabsichtigt. - Nutzen Sie Freitext-Felder, die Sie Ihrem Zitationsstil ergänzen.
Finden Sie für ein wichtiges Detail einfach nicht das passende Feld? Versuchen Sie es zuerst mit anderen, bereits definierten Feldern, die auch passen könnten, z.B. in Citavi das Feld „Titelzusätze“. Erscheint Ihr Eintrag nicht im Literaturverzeichnis, berücksichtigt Ihr Stil dieses Feld nicht. Bearbeiten Sie Ihren Stil, sodass er das Feld auch ausgibt oder nehmen Sie einen Eintrag in einem Freitext-Feld vor, falls alle anderen Felder schon anderweitig belegt sind. Dieses Freitext-Feld ergänzen Sie in Ihrem Zitationsstil, damit dessen Inhalt ausgegeben wird.
Beispiele ungewöhnlicher Dokumententypen, die Sie meist von Hand erfassen müssen:
Wir stellen Ihnen häufige, schwierige Dokumententypen vor und zeigen Ihnen, wie Sie diese in Citavi erfassen könnten. Nutzen Sie eine andere Literaturverwaltung, könnten andere Dokumententypen oder Felder passender sein. Prüfen Sie in jedem Fall sorgfältig das Ergebnis in Ihrem Literaturverzeichnis.
Amtliche Drucksachen
… wie einen Gesetzentwurf des Deutschen Bundestags erfassen Sie als Graue Literatur / Bericht / Report.
Interne Dokumente
… sind unveröffentlicht, wofür sich der Dokumententyp „Graue Literatur / Bericht / Report“ eignet.
Normen, Richtlinien, Standards
… nehmen Sie unter dem Dokumententyp „Norm“ auf.
Vorwort in einer Monographie
… ergänzen Sie als Beitrag, indem Sie für die Monographie Schriften eines Autors wählen.
Weitere Beispiele für besondere Dokumententypen finden Sie im Citavi-Handbuch.
Juristische Dokumententypen wie Gesetze, Gerichtsentscheidungen oder Gesetzeskommentare sind eine besondere Herausforderung für jedes Literaturverwaltungsprogramm. Wir stellen Ihnen deshalb für Citavi ein Beispielprojekt Jura bereit, in dem die wichtigsten Dokumententypen beispielhaft enthalten sind.
Mit etwas Übung werden auch Sie schon bald Ihre schwierigen Dokumententypen so schnell erfassen können wie eine Bibliothekarin!
Bei welchem Dokument waren Sie sich unsicher, wie Sie es am besten aufnehmen sollten? Für welche Lösung haben Sie sich entscheiden? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen auf Facebook.
